作者 Yateendra Joshi
abbreviation、acronym 和 initialism 這三個代表縮寫的英文單字都是作者常用的詞，但到底應該如何分辨並正確使用呢？根據分類，abbreviation 包含了 acronym 和initialism，規則為：
- 當字母縮寫可以單獨發音時（如 laser 和 scuba）便是 acronym
- 當字母縮寫仍須以個別字母發音時（如 rpm 和 PDF）便是 initialism
Kg 和 mm 等 SI 系統（Système International d'Unités）並不是縮寫而是符號，他們不是典型的縮寫，不用複數形式，也不像一般的縮寫之後有縮寫點。
至於保留原單字的第一個和最後一個字母的叫做「收縮字」，如 doctor 的縮寫Dr，department 的縮寫dept，通常英國出版社會省略縮寫點，而美國出版社會保留。不過不管是何種語言風格，在縮寫字可能會與一般單詞混淆時，一般都會保留縮寫點，如下列情況：
- number 的縮寫 no.
- inch 的縮寫 in.
- colonel 的縮寫 col.
- 或用於分辨相同的縮寫，如St 為 saint，而 St. 為 street
再來還有沒有特定規則的，比如Ms（英式）或Ms.（美式）、OK 以及 Harry S. Truman 中的S，它們看起來都像是縮寫，但沒有完整的單詞和普遍認同的對應字。
表面上看來縮寫可以節省空間，確實，如果要把參考文獻中的期刊名稱全部拼出會佔據很多空間，但可以節省花在規範期刊名稱上的時間，讀者也可以更容易地追查到這些期刊。字典還有許多參考資料無法避免縮寫。個人電腦、簡訊、文字通訊等利用大量縮寫來節省空間精力。畢竟，如果當一條簡訊不能超過160個字元，或一條發文不能超過140個字元時，使用縮寫是必要的。學習。
縮寫也加快了閱讀，因為它的空間較小並能直接引發出相關概念的圖像。事實上，比起 deoxyribonucleic acid 或 dichlorodiphenyl trichloroethane，讀者更容易辨識 DNA 或 DDT。同樣的情形也發生在 opere citato 和 exempli gratia 的 op. cit 跟 eg，cc 或 bcc 也比 carbon copy 或 blind carbon copy 更容易被讀者理解。
Abbreviation 是講求效率的產物，acronym 和 initialism 反映出某一概念的起源與演化，並隨著時間的演化成為獨立的全單詞並融入在語言和社會中，像是lasers、sonars 和 scubas。
對於文字編輯來講，縮寫是一個需要小心使用的詞語。CMOS 用41 頁來討論縮寫是有原因的，以下是文字編輯面臨縮寫處理問題時使用的說明清單：
- 縮寫還是拼出來？
- 縮寫和完整版，哪個先寫？
- 解釋後，我應該在整個文章中使用縮寫，或只在這個章節？
- 我應該用大寫、大寫加小寫還是小寫？
- 用小型大寫字母嗎？
- 字母間應該要有空格嗎？
- 有需要加定冠詞的 acronyms 嗎？
- 句子的開頭能用縮寫詞嗎？
很多縮寫的要素是與寫作風格相關的，例如，不止美國心理協會（American Psychological Association），人文領域的許多其他出版商也都採用 APA 格式，不縮寫 day 和 year，也不將 hour 縮寫成hr.，但是科學理事會的《科學編輯風格與格式》將這三個單詞縮寫成 d、y 和 h。
縮寫語節省空間和讀者的時間，並表達寫作語氣，但是，不應忽視縮寫語對個別群組代表的意思，例如，CMOS 對於編審人員代表“芝加哥格式手冊”（Chicago Manual of Style），但對於化學研究人員而則代表complementary metal-oxide semiconductor。
